(igf2021:372) プログラム委員会の進め方(案)

[HiroHOTTA]

活発化チームの皆様、

プログラム委員会設立の端緒の検討をアサインされた堀田です。

今回プログラム委員会が何をすることになるかをドラフトしてみました。2021
事前会合の振り返りの時、および、前回活発化チーム会合中に発言しましたよ
うに、昨年秋の会合に対してプログラム委員個々が関わったのはほぼセッショ
ン評価だけでしたが、今回はもっと広い責任範囲となります。

活発化チーム外からもプログラム委員を公募するのが筋だと思いますが、その
時はこのドラフトのエッセンス(≒プログラム委員会のチャーター)を公開する
必要があると考えています。3月7日の次回活発化チーム会合で相談する対象と
考えていますが、それまでにもお読みいただき、質問やコメントをいただけれ
ば幸いです。

堀田博文


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                                                         2022年2月26日
                                                      drafter 堀田博文

  	            プログラム委員会の進め方(案)


===== プログラム委員会始動前に上位組織が実施すべきこと ===============

                     (「上位組織」とは、現時点では活発化チームを想定)

● プログラム委員会の設置

  プログラム委員会のメンバーを公募する

  ・仮募集：活発化チームから募集し、本資料「プログラム委員会の概要」の
            見直し及び可能な範囲で先行してタスクを進める

  ・公募  ：コミュニティ全体から公募し、仮募集で集まった人と共にプログ
            ラム委員会を構成する
             (人数不足(例:8人未満)やステークホルダー不均衡がありそうで
              あれば個別声掛けも実施)

● 以下「プログラム委員会の概要」を確定

  「プログラム委員会の概要」の大枠を確定し、詳細はプログラム委員会自身
  が必要に応じ上位組織に相談しつつ見直すことを可能とする


===== プログラム委員会の概要 =========================================

■プログラム委員会のミッション

  イベント全体の内容につき、全体構成設計・セッション選定を行うととも
  に、各セッションの設計・開発段階における支援を行う。


■プログラム委員会の主タスク

  T1 プログラムの大枠設計
  T2 公募セッションの募集・決定
  T3 公募セッション以外のセッションの決定・登壇者決定
  T4 各セッションが成功するよう個別セッションの設計・開発を支援

     注：T4は、IGF2021事前会合時に定義していたタスクに新規追加


■T1 プログラムの大枠設計

▼T1-1 イベントの色付け [上位組織の仕事]

(a) グローバルIGFの国内版っぽくする？ 日本独自色のイベントとする？

(b) 全体テーマを設定する？

   例参考：2021 IGF    Internet United
           2021 APrIGF Internet Governance for Good : Norms, 
                       Standards and Mechanisms

(c) イベント名を決める

   ・「インターネットガバナンス」「IGF」は市民権を得ていない語？
   ・「インターネットガバナンス」「IGF」が判る人だけ集まればよい？

▼T1-2 イベント全体構成

  オープニングスピーチ
  クロージングスピーチ
  ゲストスピーチ1〜s
  公募セッション1〜t
  企画セッション1〜u   (主催者が企画)

  を全部やるつもりで公募及び構成を考える


■T2 公募セッションの募集・決定

  ・IGF2021事前会合にて一定の実績があり、それを改善しつつ進めればよさ
    そう

▼T2-1 公募要領作成

  ・「T1-1 イベントの色付け」の結果を公募アナウンスに書き込むべきであ
    り、公募要領が完成するのは、そのあと。
     (全体テーマを設定する場合は、それに沿っているか否かが採否に影響
      することが判るようにする)
  ・IGF2021事前会合の公募要領や審査での課題有無をレビューし確定する

▼T2-2 公募

  以下を含めた公募作業を実施
  ・個別声がけ実施(必要に応じ)
  ・公募期間延長(必要に応じ)

▼T2-3 評価委員会の設置

  プログラム委員会＝評価委員会？

▼T2-4 評価

  全体テーマを設定した場合は、評価採点表に「全体テーマとの整合」という
  評価項目を入れる。

  各委員による各公募提案評価の後、以下を評価委員会にて決定し、提案者に
  通知
    a そのまま合格
    b 改善条件付き合格
    c 複数提案のマージを条件として合格
       (マージ要と思われる場合は提案者に相談し、提案書をマージしてもら
        いaかbにする)
    d 不合格

▼T2-5 合格提案のフォロー

  a 条件付き合格提案の条件満足を適宜チェック
     (設定期日までに原則として全条件が満足されない場合は不合格化)
  b TBDは全部明確化してもらう
     (設定期日までに原則として全部明確化が満足されない場合は不合格化)
  c 合格した各提案セッションの具体化状況を適宜フォロー
     (登壇者変更がある場合はその適否を判断)
  d 本番イベントでのフロアとのインタラクション時間が提案書での宣言に比
    べて大きく減少するセッションが多かったため、そこに気を付けてもらう
    よう誘導する

  ・セッション毎のメーリングリストやSNSのグループを主催側で作り、提案
    者と全登壇者を入れて、相談はそこで進めてもらう
  ・セッション毎に担当プログラム委員(1-2名)を割り当て、上記MLやSNSグ
    ループに担当プログラム委員も入れてもらう
  というのが上記c,d実装の一つの解かも。


■T3 公募セッション以外のセッションの決定・登壇者決定

▼T3-1 ゲストスピーチ1〜s

  T1-1で設定された全体テーマやイベント名を意識してゲストスピーカーに
  想定トピックを伝えつつ依頼する

▼T3-2 企画セッション1〜u

  次のものを企画する
  ・グローバルに話題となっている重要なテーマ
  ・日本で話題となっている重要なテーマ
  ・日本のIGF関連活動を活発化することを目指した組織化(?)
  ・T1-1で設定された全体テーマやイベント名に沿ったテーマ

       (最後のものは公募セッションでカバーできない場合に主催者が企画)


■T4 各セッションが成功するよう個別セッションの設計・開発を支援

  「T2-5 合格提案のフォロー」に
    c 合格した各提案セッションの具体化状況を適宜フォロー
       (登壇者変更がある場合はその適否を判断)
    d 本番イベントでのフロアとのインタラクション時間が提案書での宣言に
      比べて大きく減少するセッションが多かったため、そこに気を付けても
      らうよう誘導する
  というものがある。

  これらに迅速かつ適切に対応する方法として、次を実施するのがよいか？
  ・セッション毎のメーリングリストやSNSのグループを主催側で作り、提案
    者と全登壇者を入れて、相談はそこで進めてもらう
  ・セッション毎に担当プログラム委員(1-2名)を割り当て、上記MLやSNSグ
    ループに担当プログラム委員も入れてもらう

以上