(igf2021:379) Re: プログラム委員会の進め方(案)
HiroHOTTA
2022年 2月 27日 (日) 18:26:49 JST
本田さん、皆さん、
2022イベントに向けて
・チームの数と名前を定義し、
・各チームのタスクを漏れがないように効率的に遂行できるように定義し、
・それを基に必要な属性を持つメンバーを必要な人数割り当てる
を早く実施しなきゃ準備を失敗するだろうと考えています。(本田さんと同
様だと思います)
なお、APrIGFでは、事務局チームがあり、そのチームメンバーが全チーム
の会議に参加して全チーム間の擦り合わせをさせるとともに、Webや登壇者
連絡とか準備段階から開催当日、その後まで、実務的なことを全部やって
ます。専任担当者1名＋周りからのサポート者若干名が事務局チームとして
DotAsia社にいます。(イベントのインフラなので、個人ボランティアでなく
組織として請け負っています：無料)
ちなみに堀田個人は、全体検討と会合参加、プログラムチームの企画と運
営、準備作業・評価作業とかで、2021イベントにおいては少なめに見積も
っても150時間くらい使ったと思います。2022イベントは、経験値がある分
だけマイナス、中身が難しくなるだけプラスで、昨年と同じタスクリスト
を担う場合でも結局プログラムチームのリーダーはのべ120時間(月25時間)
くらいはかかると思った方がいいだろう、と思っています。
堀田博文
On Sun, 27 Feb 2022 00:08:33 +0900
Sei_Honda <seihonda ＠ gmail.com> wrote:
> 堀田さん、
>
> 誤解されたらいけないですが、昨年のことを全部反映しないととは思っていませんし、
> プログラム委員会がすっかり再構築されるべきとも思いません。
> しかし、第一回よりは第二回の方がノウハウが溜まってより改善強化されるべきなのは同じご認識だと思います。
>
> ただ去年のようにただ審査だけを担うのでは実行部隊が居なくなって、なかなか思い描いたような進め方ができないと思います。
> それで、タスクを細分化して希望したメンバー全員で少しずつ分担する、作業工数をカウントすることで正式組織化に繋げようというのが私の提案です。
>
> エンゲージメントについては、プログラム公募や内容の作り込みと一体化してプログラム委員会がになった方が良いという意見です。
>
> その他ハンドリングやオペレーションについては、ツールも含めて別途提案します。
> まずはプログラム委員会そのもののストラクチャーが肝心です。
> 思いついたことを書いた部分もありますので、ご容赦ください。
>
> 本田
>
> 2022年2月26日(土) 19:25 HiroHOTTA <hotta ＠ jprs.co.jp>:
>
> > 本田さん、
> >
> > 見解ありがとうございます。
> >
> > 2021時代の各チームはすべて解散し、2022用に新たにチームを興すこ
> > とを活発化チームのコンセンサスとした(少なくともそういう発言があ
> > り誰も反対しなかった)と記憶しています。
> >
> > 私は2022年イベント用にゼロからプログラム委員の募集(追加募集で
> > はありません-新規募集です)を行うという作業を請け負っただけで、
> > それ以上は請け負っていません。なので、2022年対応のプログラム委
> > 員の募集以外のことを「xxxしてください」と私にいうのは筋が違っ
> > ています。設立後のプログラム委員会もしくはその親である活発化
> > チームが仕事として対応すべきものです。(ちなみに、私が2022プロ
> > グラム委員に手を挙げないとはまだ言っていませんし、活発化チーム
> > そのものから引退するともまだ言っていません)
> >
> >
> > で、肝心な本田さんが書かれた内容に関してです。2021チャーターを
> > 参考にドラフトしてみた私個人としての反応をしておきます。とても
> > 重要な指摘をいただいていると思うので、新しいプログラム委員会が
> > ちゃんと受け取ってくれることを期待しつつ。
> >
> > 私が昨年のチャーターを参考にして作成してみた今の案では
> > > プログラム委員会は、当日の実行実施と事後対応は担わないのでしょうか？
> > > 広報体制はどうですか。前回あまりエンゲージメントできなかったので、、、
> > はプログラム委員会のタスクとはしていません。これは、APrIGFの
> > 10年余の実績を持つ体制におけるプログラム委員会と同様のタスクリ
> > ストを昨年活発化チームに提案し、了承されたものから変えていない
> > という状況です。唯一の例外は
> > > T4 各セッションが成功するよう個別セッションの設計・開発を支援
> > を追加したことです。日本ではもっと大きく変えてもいいのかもしれ
> > ませんが、合意されてないので、昨年のまま(＝APrIGFモデル)を暫定
> > 案としています。他にどういう委員会が作られ、そこのタスクがどう
> > いうものになるかが分かったら擦り合わせして変えてもいいかもしれ
> > ません。
> >
> > > それからSlack活用で、前回の参加者の温度差がありました。
> > > メールだけで進めるなら、事前準備会合を何度か開かなくてはなりません。
> > ここは、その通りだと思います。主催者が作ったMLやSNSグループを
> > 作って提案者＋登壇者に入ってもらい、追加でプログラム委員1-2名
> > も入るのがよいかも、という案を書き込んであります。さらに軽装
> > とリアルタイム性を重視したツールがいいのかもしれませんね。
> >
> > > ある程度アジャイルにやれた方がいいですが、発表者・コーディネーターにはセカンドコンタクトを要求してください。
> > これはセッション公募時の詳細なので、プログラム委員会が設立さ
> > れたらそこにインプットしていただくのがいいと思います。昨年の
> > 反省点リストに載っているのであれば、それをプログラム委員会が
> > 拾い上げてくれると思います。
> >
> > > ついでながら、英語対応はどうですか？翻訳や通訳はどうしますか？
> > > 機械翻訳、自動字幕でもつけるべきだし、できればプロに依頼したいところです。
> > これはすっぽり抜けてました。確かにその通りですね。
> > プログラム委員会的には、英語のみセッション、和英交じりセッ
> > ションを公募対象とするかどうかという観点で関係がありますね。
> > > ▼T1-1 イベントの色付け
> > > (a) グローバルIGFの国内版っぽくする？ 日本独自色のイベントとする？
> > のあたりに「英語使用セッションの採否」を書き足しておきます。
> > ありがとうございます。
> >
> > 堀田博文
> >
> >
> > On Sat, 26 Feb 2022 18:00:47 +0900
> > Sei_Honda <seihonda ＠ gmail.com> wrote:
> > > 堀田さん
> > >
> > > 作業ありがとうございます。
> > > さっそくですが、公募はどういう手法で行いますか？
> > > プログラム委員会は、当日の実行実施と事後対応は担わないのでしょうか？
> > > 広報体制はどうですか。前回あまりエンゲージメントできなかったので、、、
> > >
> > > それからSlack活用で、前回の参加者の温度差がありました。
> > > メールだけで進めるなら、事前準備会合を何度か開かなくてはなりません。
> > > ある程度アジャイルにやれた方がいいですが、発表者・コーディネーターにはセカンドコンタクトを要求してください。
> > >
> > > ついでながら、英語対応はどうですか？翻訳や通訳はどうしますか？
> > > 機械翻訳、自動字幕でもつけるべきだし、できればプロに依頼したいところです。
> > > 諸々ご検討ください。必要に応じて、コール参加させていただきます。
> > >
> > > 本田
> > >
> > > 2022年2月26日(土) 17:33 HiroHOTTA <hotta ＠ jprs.co.jp>:
> > >
> > > > 活発化チームの皆様、
> > > >
> > > > プログラム委員会設立の端緒の検討をアサインされた堀田です。
> > > >
> > > > 今回プログラム委員会が何をすることになるかをドラフトしてみました。2021
> > > > 事前会合の振り返りの時、および、前回活発化チーム会合中に発言しましたよ
> > > > うに、昨年秋の会合に対してプログラム委員個々が関わったのはほぼセッショ
> > > > ン評価だけでしたが、今回はもっと広い責任範囲となります。
> > > >
> > > > 活発化チーム外からもプログラム委員を公募するのが筋だと思いますが、その
> > > > 時はこのドラフトのエッセンス(≒プログラム委員会のチャーター)を公開する
> > > > 必要があると考えています。3月7日の次回活発化チーム会合で相談する対象と
> > > > 考えていますが、それまでにもお読みいただき、質問やコメントをいただけれ
> > > > ば幸いです。
> > > >
> > > > 堀田博文
> > > >
> > > >
> > > > **********************************************************************
> > > >
> > > > 2022年2月26日
> > > > drafter 堀田博文
> > > >
> > > > プログラム委員会の進め方(案)
> > > >
> > > >
> > > > ===== プログラム委員会始動前に上位組織が実施すべきこと ===============
> > > >
> > > > (「上位組織」とは、現時点では活発化チームを想定)
> > > >
> > > > ● プログラム委員会の設置
> > > >
> > > > プログラム委員会のメンバーを公募する
> > > >
> > > > ・仮募集：活発化チームから募集し、本資料「プログラム委員会の概要」の
> > > > 見直し及び可能な範囲で先行してタスクを進める
> > > >
> > > > ・公募 ：コミュニティ全体から公募し、仮募集で集まった人と共にプログ
> > > > ラム委員会を構成する
> > > > (人数不足(例:8人未満)やステークホルダー不均衡がありそうで
> > > > あれば個別声掛けも実施)
> > > >
> > > > ● 以下「プログラム委員会の概要」を確定
> > > >
> > > > 「プログラム委員会の概要」の大枠を確定し、詳細はプログラム委員会自身
> > > > が必要に応じ上位組織に相談しつつ見直すことを可能とする
> > > >
> > > >
> > > > ===== プログラム委員会の概要 =========================================
> > > >
> > > > ■プログラム委員会のミッション
> > > >
> > > > イベント全体の内容につき、全体構成設計・セッション選定を行うととも
> > > > に、各セッションの設計・開発段階における支援を行う。
> > > >
> > > >
> > > > ■プログラム委員会の主タスク
> > > >
> > > > T1 プログラムの大枠設計
> > > > T2 公募セッションの募集・決定
> > > > T3 公募セッション以外のセッションの決定・登壇者決定
> > > > T4 各セッションが成功するよう個別セッションの設計・開発を支援
> > > >
> > > > 注：T4は、IGF2021事前会合時に定義していたタスクに新規追加
> > > >
> > > >
> > > > ■T1 プログラムの大枠設計
> > > >
> > > > ▼T1-1 イベントの色付け [上位組織の仕事]
> > > >
> > > > (a) グローバルIGFの国内版っぽくする？ 日本独自色のイベントとする？
> > > >
> > > > (b) 全体テーマを設定する？
> > > >
> > > > 例参考：2021 IGF Internet United
> > > > 2021 APrIGF Internet Governance for Good : Norms,
> > > > Standards and Mechanisms
> > > >
> > > > (c) イベント名を決める
> > > >
> > > > ・「インターネットガバナンス」「IGF」は市民権を得ていない語？
> > > > ・「インターネットガバナンス」「IGF」が判る人だけ集まればよい？
> > > >
> > > > ▼T1-2 イベント全体構成
> > > >
> > > > オープニングスピーチ
> > > > クロージングスピーチ
> > > > ゲストスピーチ1〜s
> > > > 公募セッション1〜t
> > > > 企画セッション1〜u (主催者が企画)
> > > >
> > > > を全部やるつもりで公募及び構成を考える
> > > >
> > > >
> > > > ■T2 公募セッションの募集・決定
> > > >
> > > > ・IGF2021事前会合にて一定の実績があり、それを改善しつつ進めればよさ
> > > > そう
> > > >
> > > > ▼T2-1 公募要領作成
> > > >
> > > > ・「T1-1 イベントの色付け」の結果を公募アナウンスに書き込むべきであ
> > > > り、公募要領が完成するのは、そのあと。
> > > > (全体テーマを設定する場合は、それに沿っているか否かが採否に影響
> > > > することが判るようにする)
> > > > ・IGF2021事前会合の公募要領や審査での課題有無をレビューし確定する
> > > >
> > > > ▼T2-2 公募
> > > >
> > > > 以下を含めた公募作業を実施
> > > > ・個別声がけ実施(必要に応じ)
> > > > ・公募期間延長(必要に応じ)
> > > >
> > > > ▼T2-3 評価委員会の設置
> > > >
> > > > プログラム委員会＝評価委員会？
> > > >
> > > > ▼T2-4 評価
> > > >
> > > > 全体テーマを設定した場合は、評価採点表に「全体テーマとの整合」という
> > > > 評価項目を入れる。
> > > >
> > > > 各委員による各公募提案評価の後、以下を評価委員会にて決定し、提案者に
> > > > 通知
> > > > a そのまま合格
> > > > b 改善条件付き合格
> > > > c 複数提案のマージを条件として合格
> > > > (マージ要と思われる場合は提案者に相談し、提案書をマージしてもら
> > > > いaかbにする)
> > > > d 不合格
> > > >
> > > > ▼T2-5 合格提案のフォロー
> > > >
> > > > a 条件付き合格提案の条件満足を適宜チェック
> > > > (設定期日までに原則として全条件が満足されない場合は不合格化)
> > > > b TBDは全部明確化してもらう
> > > > (設定期日までに原則として全部明確化が満足されない場合は不合格化)
> > > > c 合格した各提案セッションの具体化状況を適宜フォロー
> > > > (登壇者変更がある場合はその適否を判断)
> > > > d 本番イベントでのフロアとのインタラクション時間が提案書での宣言に比
> > > > べて大きく減少するセッションが多かったため、そこに気を付けてもらう
> > > > よう誘導する
> > > >
> > > > ・セッション毎のメーリングリストやSNSのグループを主催側で作り、提案
> > > > 者と全登壇者を入れて、相談はそこで進めてもらう
> > > > ・セッション毎に担当プログラム委員(1-2名)を割り当て、上記MLやSNSグ
> > > > ループに担当プログラム委員も入れてもらう
> > > > というのが上記c,d実装の一つの解かも。
> > > >
> > > >
> > > > ■T3 公募セッション以外のセッションの決定・登壇者決定
> > > >
> > > > ▼T3-1 ゲストスピーチ1〜s
> > > >
> > > > T1-1で設定された全体テーマやイベント名を意識してゲストスピーカーに
> > > > 想定トピックを伝えつつ依頼する
> > > >
> > > > ▼T3-2 企画セッション1〜u
> > > >
> > > > 次のものを企画する
> > > > ・グローバルに話題となっている重要なテーマ
> > > > ・日本で話題となっている重要なテーマ
> > > > ・日本のIGF関連活動を活発化することを目指した組織化(?)
> > > > ・T1-1で設定された全体テーマやイベント名に沿ったテーマ
> > > >
> > > > (最後のものは公募セッションでカバーできない場合に主催者が企画)
> > > >
> > > >
> > > > ■T4 各セッションが成功するよう個別セッションの設計・開発を支援
> > > >
> > > > 「T2-5 合格提案のフォロー」に
> > > > c 合格した各提案セッションの具体化状況を適宜フォロー
> > > > (登壇者変更がある場合はその適否を判断)
> > > > d 本番イベントでのフロアとのインタラクション時間が提案書での宣言に
> > > > 比べて大きく減少するセッションが多かったため、そこに気を付けても
> > > > らうよう誘導する
> > > > というものがある。
> > > >
> > > > これらに迅速かつ適切に対応する方法として、次を実施するのがよいか？
> > > > ・セッション毎のメーリングリストやSNSのグループを主催側で作り、提案
> > > > 者と全登壇者を入れて、相談はそこで進めてもらう
> > > > ・セッション毎に担当プログラム委員(1-2名)を割り当て、上記MLやSNSグ
> > > > ループに担当プログラム委員も入れてもらう
> > > >
> > > > 以上
> > > >
> > > > --
> > >
> > > Regards,
> > > Sei Honda
> >
> > --
>
> Regards,
> Sei Honda