(igf2021:685) Re: 事務局作業一覧 (was Re: Re: プログラム委員会検討事項

[HiroHOTTA]

山崎さん、

ありがとうございます。

以下、質問風のコメントに対して、回答いたします。

On Fri, 6 May 2022 15:43:33 +0900
Shin Yamasaki <yamasaki ＠ nic.ad.jp> wrote:
> 堀田さん、皆様

以下、

> 事務局部分ですが、おそらく高松さんが書いていただいたんだと思いますが、感謝です。多少膨らませてみました。

はい。元は高松さんのインプットです。

現プログラム委員のほぼ全員が、昨年は提案評価しか経験していないので、
少し細かくなっても列挙されている方がプログラム委員会への期待の広さ
に関する臨場感が出ていいと思います。

> >   - c 提案セッションと企画セッションで全体テーマをカバーした感じにする
> 
> ＜cが意図するところが分かりにくいですが、イベント盛り上げなのか、インクルージョンなのか、どちらでしょう？＞

後者のつもりで書きました。もちろん、設定された大テーマに沿った
イベントであり、かつ多様な人からの発言があれば、結果として盛り
上がったイベントになると思います。

逆にイベントが盛り上がったとしても、シングルステークホルダーが
目立ちすぎたとか、設定テーマそっちのけだったとかだと、それはエ
ンゲージメント失敗ということになるのかなと思います。

> >       全ステークホルダーが参加した感じにする
> >       主要ステークホルダーと思しき団体・人が発言するように促す
> >       英語での発言も促せるようにセッション提案、本番の雰囲気づくり
> >       ユースの発言も促せるようにセッション提案、本番の雰囲気づくり
> >       リハーサルの実施（ドライラン？）
> 
> 昨年はリハーサルは実施せず、イベントサブチームで開催2日前に打ち合わせを実施したのみです。
> 
> 実施するとしても、登壇者が全員参加する必要性はそれほどなく、（リモートのみの会議に比べ）複雑になることは必至の、ハイブリッド会議の機材操作や進行に事務局担当が慣れることという意味では、実施する意義は大いにあると思います。そうであれば、cではなくdの下に来るでしょうか。

はい。事務局機能と呼んでもいいかもしれません。
cに「エンゲージメント」と「イベント運営」を一緒に書いてしまって
いたのが私が蒔いた混乱のタネだったように思います。

堀田博文


> >   - d 種々の事務局機能
> >         事前    プレゼン資料の提出依頼
> 
> その前に、「セッション公募用Webサイトの作成」「セッション公募案内」「セッション選考結果案内」が入ると思います。
> 
> >                 登壇者の当日連絡先確認
> 
> (複数手段で連絡できるようにする：前回はセッションコーディネーター経由でしか連絡がとれず、しかもコーディネーターとの連絡が困難であったセッションがあった)
> 遠隔会議システム(Zoom)設定
> 発言時間タイマー設定
> 
> >                 当日のやり取り手段整備（2021秋イベントではSlack利用）
> 
> 当日だけではなくて、かなり前からイベント関係者・プログラム委員会とのやり取り手段として使っていたので、「事前および当日のやり取り手段整備」とするとよいと思います。
> 
> >                 開催アナウンス文面の作成・配信
> >                 イベントチームメンバ内の役割の分担（事前準備/当日）
> 
> イベント進行表の作成
> 会場の下見（特に音響・映像設備の確認）
> 音響・映像機材を追加する必要があれば購入またはレンタル
> 
> >                 アンケート作成
> >         直前    プレゼン資料の収集
> >                 当日対応に関する事務局内での認識合わせMtgの開催
> >                 登壇者が当日参加できることの確認
> >                 当日の流れの登壇者への連絡(スライドを誰がめくるか等)
> >                 開始前の待機画面/注意事項案内スライドの作成
> >                 セッション間の表示スライドの作成
> >                 アンケート回答呼びかけのスライド作成
> >         本番    登壇者がZoomに参加できることの確認
> 
> 登壇者の音声・映像確認(開始2時間前〜30分前)
> 
> >                 Zoomでの登壇者等の表示調整（スポットライト設定など）
> >                 プレゼンファイルめくり（必要な場合）
> >                 タイマーの起動/終了
> >                 経過時間に応じ、登壇者/コーディネーターに連絡/催促
> >                 適宜QAのフォロー（チャットや挙手など）
> 
> QAをQuality Assuranceと誤解する人もいるかもしれないので、「質疑応答対応(チャット対応や挙手者がいることを司会に伝える)」としてはいかがでしょう。
> 
> >         本番後  アンケート実施
> >                  （終了時のスライド表示/チャットへのURL投下/メール）
> >                 アンケート回答のリマインド（メール）
> >                 アンケート集計・結果報告/共有
> 
> 録画編集、公開
> スライド資料Web公開
> 
> 略）
> 
> >
> > cとdについては、聞き取りや想定によりランダムに記したものなので、昨
> > 年作業を担った方に書いていただいた方が正確である。
> 
> 
> 山崎
> 
> 
> From: masanobu katoh <mkatoh ＠ katohs.com>
> Subject: (igf2021:678) Re: プログラム委員会検討事項 (was Re:  Re: 第18回会合開催日時)
> Date: 2022/05/04 Wed 07:38 +0900
> 
> 
> > 堀田様
> >
> > 新たな整理、ありがとうございます。
> >
> > 皆さん
> >
> > 堀田さんの整理の現時点の残課題の検討を進めるべきだと思います。ぜひ5月9日まで
> > に書き込みしていただければと思います。特にプログラム委員会のメンバー追加につ
> > いては、ボランティア募集ということかと思います。また議長、副議長についても自
> > 薦・他薦を進めるべきかと思います。（５）の大方針の決定事項については、山崎さ
> > んのアジェンダ案にも引用されており、既に決まったこともありますが、できるだけ
> > 早めにコメントがあると良いと思います。
> >
> > 加藤幹之
> > ---------------------------------------
> > Masanobu Katoh
> > Mail: mkatoh ＠ katohs.com
> > Mobile: (81) 90-7830-7579
> >          (81) 80-5170-8667
> >
> > -----Original Message-----
> > From: igf2021 <igf2021-bounces ＠ japanigf.jp> On Behalf Of HiroHOTTA
> > Sent: Monday, May 2, 2022 6:53 PM
> > To: igf2021 ＠ japanigf.jp
> > Subject: (igf2021:677) プログラム委員会検討事項 (was Re: Re: 第18回会合開催
> > 日時)
> >
> > 皆様、
> >
> > (igf2021:674)でお送りした2022年4月29日版に対し、個別にインプットを
> > いただいたので、新たな版(2022年5月2日版)を起こしました。
> >
> > これからコメントをいただく方は、こちらをご覧いただけますと幸いです。
> >
> > 2021秋追加タスクの具体記述追加が一番大きな変更点です。
> >
> > 堀田博文
> >