(igf2021:689) Re: プログラム委員会検討事項
Shin Yamasaki
2022年 5月 6日 (金) 18:29:24 JST
追伸：Google Docsへアクセスできない方は、以下をご覧ください。
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2022年5月6日
堀田博文
プログラム委員会（PC）の守備範囲と活発化チームへの依頼について
■ 1. 活発化チームへの依頼
依頼A： 「推進体制／守備範囲」を指示の上、プログラム委員会を設置いた
だきたい
依頼B： 今後の日本のIG活動における2022秋イベントの位置づけを設定いた
だきたい
■ 2. 「推進体制／プログラム委員会の守備範囲について」の概要
活発化チームでは、以下B案にする方向性とするが、追加タスク案をさらに
議論することとなった。
A案：ステークホルダーエンゲージメント機能およびイベント事務局機能を
プログラム委員会の外に出す
B案：ステークホルダーエンゲージメント機能およびイベント事務局機能を
プログラム委員会に内包する
以下に示す方向で、2022秋イベントのプログラム委員会を設置していただき
たい。
★===>依頼A
■ 3. 経緯
2月14日活発化チーム会合
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以下の体制及びプログラム委員会のタスクを前提として、プログラム委員を
活発化チーム内で募集することが決まった。
活発化チーム （後ほど、A案と命名）
|
+-- 2022秋イベントTF
| |
| +-- プログラム委員会
| |
| +-- ステークホルダーエンゲージメント委員会
| |
| +-- イベント委員会
| |
| +-- 2022秋イベント事務局
|
+-- NRI組織化TF ????
|
+-- ????
プログラム委員会のタスクは、
a. プログラム開発
b. 各セッションへの内容埋め込み（含:提案評価）
2022秋イベントTFは設けることの是非、プログラム委員会のタスクに
c. ステークホルダーエンゲージメント、イベント運営
d. 2022秋イベント事務局機能
も積んで2022秋イベント全般の遂行をプログラム委員会が担当するか否か、
に関しては、タスクのブレークダウン明確化後に次回議論することとなっ
た。
2月26日～3月5日＋1週間程度
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プログラム委員募集
3月7日活発化チーム会合
----------------------
プログラム委員会進捗報告 （from 上村）
体制/スコープに関しては実質議論ナシ
3月16日プログラム委員会会合
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プログラム委員会の概要共有
体制/スコープに関して若干議論するも具体イメージが共有できなかった。
また、組織構造を定義するのは活発化チームの責任であるため、活発化チー
ムでの議論に持っていくこととした
3月25日活発化チーム会合
-----------------------
プログラム委員会進捗報告 （from 上村）
セッション提案募集案議論（未決）
体制に関しては実質議論ナシ
4月18日活発化チーム会合
-----------------------
プログラム委員会進捗報告 （from 上村）
セッション提案募集案議論（未決）
体制に関しては、時間的・人材的リソースひっ迫の理由で、2/14のA案でな
くB案で行くしかなさそうという感触を活発化チームで共有（B案＝プログラ
ム委員会が2022秋イベント全般の遂行を担当）
活発化チーム （B案）
|
+-- プログラム委員会
| プログラム開発
| 各セッションへの内容埋め込み(含:提案評価)
| ステークホルダーエンゲージメント、イベント運営
| 2022秋イベント事務局機能
| (つまり2022秋イベントのことは全部担当)
■ 4. 現時点の残課題
(1) B案とすることによるプログラム委員会への追加タスクの明確化
(igf2021:372)で活発化チームに共有した「プログラム委員会の進め方（案）」への追加タスクを書き出す
==> 次節の「5. プログラム委員会の主タスク」の節で議論
(2) B案とすることによるプログラム委員会メンバー追加募集
イベントに関わりたい人全部を総ざらいするための募集
プログラム委員会以外（ステークホルダーエンゲージメント委員会、イベン
ト委員会、2022秋イベント事務局）に手を挙げるつもりだった人に再度声を
かける
(3) 追加タスクヘのメンバーアサイン
（重要なものはプリアサイン必須、それ以外は走りながらでも可？）
使命感だけでは、時間的制約、能力的制約により、ボランティアは実効ある
動きが期待できない場合が多い。
たとえば、当日3時間拘束とか、英語必須とか、はプリアサイン必要
(4) プログラム委員会の代表（＋副代表？）の選任
プログラム委員会が、いわゆる2022秋イベント実施全体に責任を持つ委員会
となったため、強いリーダーシップと信頼が必要
(5) 大方針（活発化チーム判断事項）
★===>依頼B
以下の決定が必要（ある程度は決定済み）
- 開催目的は？ 目標は？
- 会合の名称
- 会合のテーマ
- 開催形態（オンサイト前提＋オンラインのハイブリッド？）
- ロジチームを立ち上げる（開催形態とも関連して：場所公募？ 経費は
誰持ち？）
- 時期を決める。（10月17日以降の1日または2日間）
- 主催、後援など（前回と同じ？少なくとも誰が関わっているのかは公表
すべきか）
- 英語の扱い
■ 5. プログラム委員会の主タスク(スコープ追加後)
タスクの概略は、
a. プログラム開発
b. 各セッションへの内容埋め込み（含:提案評価）
c. ステークホルダーエンゲージメント、イベント運営
d. 2022秋イベント事務局機能
となる。
もともとaとbのみをスコープとするつもりの資料から持ってきたので、cとd
はもう少し具体化が必要と思われる。
5.1. 2021秋時点のプログラム委員会のタスク
2021年の秋イベントでは、プログラム委員会のタスクは
- a 活発化チームと相談し提案セッションだけに絞り込み
- b セッション提案を公募し、評価、採否決定
TBDの具体化を総務省等とともに実施
であった。
5.2. 2022秋イベントにおけるプログラム委員会のタスク
2022年の秋イベントでは、さらに、次のようなタスクがプログラム委員会の
タスクとなる。
a イベント全体をリッチにすることを想定
ゲストスピーチ、企画セッションも組み込み予定
b 全体テーマとの整合を評価できる評価者、評価手法の採用
採用した提案セッションを採用時に期待した想定品質で実施させる支援
c 全体テーマカバー／ステークホルダー参加促進（インクルージョン／エン
ゲージメント）
- 提案セッションと企画セッションで全体テーマをカバーした感じにする
- 全ステークホルダーが参加した感じにする
- 主要ステークホルダーと思しき団体・人が発言するように促す
- 英語での発言も促せるようにセッション提案、本番の雰囲気づくり
- ユースの発言も促せるようにセッション提案、本番の雰囲気づくり
d 事務局機能
+ 事前
- セッション公募用Webサイトの作成
- セッション公募案内
- セッション選考結果案内
- プレゼン資料の提出依頼
- 登壇者の当日連絡先確認
(複数手段で連絡できるようにする：前回はセッションコーディネー
ター経由でしか連絡がとれず、しかもコーディネーターとの連絡が困難
であったセッションがあった)
- 遠隔会議システム(Zoom)設定
- 発言時間タイマー設定
- 事前および当日の（登壇者～事務局）連絡手段整備
（2021秋イベントではSlack利用）
- 開催アナウンス文面の作成・配信
- イベントチームメンバ内の役割の分担（事前準備/当日）
- イベント進行表の作成
- 会場の下見（特に音響・映像設備の確認）
- 音響・映像機材を追加する必要があれば購入またはレンタル
- アンケート作成
- リハーサルの実施（ドライラン）
- 主にハイブリッド環境で双方向（遠隔→会場、会場→遠隔）配信が機能
することの確認
+ 直前
- プレゼン資料の収集
- 当日対応に関する事務局内での認識合わせMtgの開催
- 登壇者が当日参加できることの確認
- 当日の流れの登壇者への連絡(スライドを誰がめくるか等)
- 開始前の待機画面/注意事項案内スライドの作成
- セッション間の表示スライドの作成
- アンケート回答呼びかけのスライド作成
+ 本番
- 登壇者のZoom参加・音声・映像確認(開始2時間前～30分前)
- Zoomでの登壇者等の表示調整（スポットライト設定など）
- プレゼンファイルめくり（必要な場合）
- タイマーの起動／カウント／終了
- 経過時間に応じ、登壇者/コーディネーターに連絡/催促
- 質疑応答対応(チャット対応や挙手者がいることを司会に伝える)
+ 本番後
- アンケート実施（終了時のスライド表示/チャットへのURL投下/
メールでのURL送信）
- アンケート回答のリマインド（メール）
- アンケート集計・結果報告/共有
- 録画編集、公開
- スライド資料Web公開
aとbについては、2月14日時点で考えていたものが
プログラム委員会の進め方（案）
https://www.nic.ad.jp/ja/materials/igf/20220307/material3.pdf
に記してある。
cとdについては、聞き取りや想定によりランダムに記したものなので、昨年
作業を担った方に書いていただいた方が正確である。
■ 6. 参考
2022秋イベントの推進体制について(ディスカッションペーパー)
https://www.nic.ad.jp/ja/materials/igf/20220307/material2.pdf
プログラム委員会の進め方（案）
https://www.nic.ad.jp/ja/materials/igf/20220307/material3.pdf
プログラム委員会からの報告
https://www.nic.ad.jp/ja/materials/igf/20220325/material3.pdf
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From: Shin Yamasaki <yamasaki ＠ nic.ad.jp>
Subject: (igf2021:688) Re: プログラム委員会検討事項
Date: 2022/05/06 Fri 18:09 +0900
> 皆様
>
> Google Docs化しましたので、週末もしくは9日月曜日午前中位までにコメン
> トを記入いただければと思います。
>
> https://docs.google.com/document/d/1vmMJ27HfLxEVi9qrPip1vRxgaFpBFPyl6YUlpXc3cI8/edit?usp=sharing
>
>
>
> 山崎
>
>
> From: HiroHOTTA <hotta ＠ jprs.co.jp>
> Subject: (igf2021:687) Re: 事務局作業一覧 (was Re: Re: プログラム委
> 員会検討事項
> Date: 2022/05/06 Fri 17:07 +0900
>
>
>> 山崎さん、
>> 恐れ入ります。
>> Google Docs化お願いします。
>>
>> 皆さん、
>> Google Docsにコメントを書き込める方はそうしていただける
>> とありがたく思います。書き込めない方はもちろんメールで
>> 意見いただければ結構です。
>>
>> 堀田博文
>>
>>
>> On Fri, 6 May 2022 17:00:37 +0900
>> Shin Yamasaki <yamasaki ＠ nic.ad.jp> wrote:
>>> 堀田さん
>>>
>>> 回答いただきありがとうございます。
>>>
>>> たぶん今週末から月曜午前にかけてコメントがあるような気がするの
>>> で、もし改版がまだで改版／コメント反映する時間が取りづらいようで
>>> したら、私がGoogle Docs化しましょうか？
>>>
>>> 山崎
>>>
>>>
>>> From: HiroHOTTA <hotta ＠ jprs.co.jp>
>>> Subject: (igf2021:685) Re: 事務局作業一覧 (was Re: Re: プログラ
>>> ム委員会検討事項
>>> Date: 2022/05/06 Fri 16:47 +0900
>>>
>>>
>>>> 山崎さん、
>>>>
>>>> ありがとうございます。
>>>>
>>>> 以下、質問風のコメントに対して、回答いたします。
>>>>
>>>> On Fri, 6 May 2022 15:43:33 +0900
>>>> Shin Yamasaki <yamasaki ＠ nic.ad.jp> wrote:
>>>>> 堀田さん、皆様
>>>>
>>>> 以下、
>>>>
>>>>> 事務局部分ですが、おそらく高松さんが書いていただいたんだと思い
>>>>> ますが、感謝です。多少膨らませてみました。
>>>>
>>>> はい。元は高松さんのインプットです。
>>>>
>>>> 現プログラム委員のほぼ全員が、昨年は提案評価しか経験していないの
>>>> で、
>>>> 少し細かくなっても列挙されている方がプログラム委員会への期待の広さ
>>>> に関する臨場感が出ていいと思います。
>>>>
>>>>>> - c 提案セッションと企画セッションで全体テーマをカバーした
>>>>>> 感じにする
>>>>>
>>>>> ＜cが意図するところが分かりにくいですが、イベント盛り上げなの
>>>>> か、インクルージョンなのか、どちらでしょう？＞
>>>>
>>>> 後者のつもりで書きました。もちろん、設定された大テーマに沿った
>>>> イベントであり、かつ多様な人からの発言があれば、結果として盛り
>>>> 上がったイベントになると思います。
>>>>
>>>> 逆にイベントが盛り上がったとしても、シングルステークホルダーが
>>>> 目立ちすぎたとか、設定テーマそっちのけだったとかだと、それはエ
>>>> ンゲージメント失敗ということになるのかなと思います。
>>>>
>>>>>> 全ステークホルダーが参加した感じにする
>>>>>> 主要ステークホルダーと思しき団体・人が発言するように促す
>>>>>> 英語での発言も促せるようにセッション提案、本番の雰囲気
>>>>>> づくり
>>>>>> ユースの発言も促せるようにセッション提案、本番の雰囲気
>>>>>> づくり
>>>>>> リハーサルの実施（ドライラン？）
>>>>>
>>>>> 昨年はリハーサルは実施せず、イベントサブチームで開催2日前に打ち
>>>>> 合わせを実施したのみです。
>>>>>
>>>>> 実施するとしても、登壇者が全員参加する必要性はそれほどなく、
>>>>> （リモートのみの会議に比べ）複雑になることは必至の、ハイブリッ
>>>>> ド会議の機材操作や進行に事務局担当が慣れることという意味では、
>>>>> 実施する意義は大いにあると思います。そうであれば、cではなくdの
>>>>> 下に来るでしょうか。
>>>>
>>>> はい。事務局機能と呼んでもいいかもしれません。
>>>> cに「エンゲージメント」と「イベント運営」を一緒に書いてしまって
>>>> いたのが私が蒔いた混乱のタネだったように思います。
>>>>
>>>> 堀田博文
>>>>
>>>>
>>>>>> - d 種々の事務局機能
>>>>>> 事前 プレゼン資料の提出依頼
>>>>>
>>>>> その前に、「セッション公募用Webサイトの作成」「セッション公募案
>>>>> 内」「セッション選考結果案内」が入ると思います。
>>>>>
>>>>>> 登壇者の当日連絡先確認
>>>>>
>>>>> (複数手段で連絡できるようにする：前回はセッションコーディネー
>>>>> ター経由でしか連絡がとれず、しかもコーディネーターとの連絡が困
>>>>> 難であったセッションがあった)
>>>>> 遠隔会議システム(Zoom)設定
>>>>> 発言時間タイマー設定
>>>>>
>>>>>> 当日のやり取り手段整備（2021秋イベントでは
>>>>>> Slack利用）
>>>>>
>>>>> 当日だけではなくて、かなり前からイベント関係者・プログラム委員
>>>>> 会とのやり取り手段として使っていたので、「事前および当日のやり
>>>>> 取り手段整備」とするとよいと思います。
>>>>>
>>>>>> 開催アナウンス文面の作成・配信
>>>>>> イベントチームメンバ内の役割の分担（事前準備
>>>>>> /当日）
>>>>>
>>>>> イベント進行表の作成
>>>>> 会場の下見（特に音響・映像設備の確認）
>>>>> 音響・映像機材を追加する必要があれば購入またはレンタル
>>>>>
>>>>>> アンケート作成
>>>>>> 直前 プレゼン資料の収集
>>>>>> 当日対応に関する事務局内での認識合わせMtgの開催
>>>>>> 登壇者が当日参加できることの確認
>>>>>> 当日の流れの登壇者への連絡(スライドを誰がめ
>>>>>> くるか等)
>>>>>> 開始前の待機画面/注意事項案内スライドの作成
>>>>>> セッション間の表示スライドの作成
>>>>>> アンケート回答呼びかけのスライド作成
>>>>>> 本番 登壇者がZoomに参加できることの確認
>>>>>
>>>>> 登壇者の音声・映像確認(開始2時間前～30分前)
>>>>>
>>>>>> Zoomでの登壇者等の表示調整（スポットライト設
>>>>>> 定など）
>>>>>> プレゼンファイルめくり（必要な場合）
>>>>>> タイマーの起動/終了
>>>>>> 経過時間に応じ、登壇者/コーディネーターに連
>>>>>> 絡/催促
>>>>>> 適宜QAのフォロー（チャットや挙手など）
>>>>>
>>>>> QAをQuality Assuranceと誤解する人もいるかもしれないので、「質疑
>>>>> 応答対応(チャット対応や挙手者がいることを司会に伝える)」として
>>>>> はいかがでしょう。
>>>>>
>>>>>> 本番後 アンケート実施
>>>>>> （終了時のスライド表示/チャットへのURL投下
>>>>>> /メール）
>>>>>> アンケート回答のリマインド（メール）
>>>>>> アンケート集計・結果報告/共有
>>>>>
>>>>> 録画編集、公開
>>>>> スライド資料Web公開
>>>>>
>>>>> 略）
>>>>>
>>>>>>
>>>>>> cとdについては、聞き取りや想定によりランダムに記したものなの
>>>>>> で、昨
>>>>>> 年作業を担った方に書いていただいた方が正確である。
>>>>>
>>>>>
>>>>> 山崎
>>>>>
>>>>>
>>>>> From: masanobu katoh <mkatoh ＠ katohs.com>
>>>>> Subject: (igf2021:678) Re: プログラム委員会検討事項 (was Re:
>>>>> Re: 第18回会合開催日時)
>>>>> Date: 2022/05/04 Wed 07:38 +0900
>>>>>
>>>>>
>>>>>> 堀田様
>>>>>>
>>>>>> 新たな整理、ありがとうございます。
>>>>>>
>>>>>> 皆さん
>>>>>>
>>>>>> 堀田さんの整理の現時点の残課題の検討を進めるべきだと思います。
>>>>>> ぜひ5月9日まで
>>>>>> に書き込みしていただければと思います。特にプログラム委員会のメ
>>>>>> ンバー追加につ
>>>>>> いては、ボランティア募集ということかと思います。また議長、副議
>>>>>> 長についても自
>>>>>> 薦・他薦を進めるべきかと思います。（５）の大方針の決定事項につ
>>>>>> いては、山崎さ
>>>>>> んのアジェンダ案にも引用されており、既に決まったこともあります
>>>>>> が、できるだけ
>>>>>> 早めにコメントがあると良いと思います。
>>>>>>
>>>>>> 加藤幹之
>>>>>> ---------------------------------------
>>>>>> Masanobu Katoh
>>>>>> Mail: mkatoh ＠ katohs.com
>>>>>> Mobile: (81) 90-7830-7579
>>>>>> (81) 80-5170-8667
>>>>>>
>>>>>> -----Original Message-----
>>>>>> From: igf2021 <igf2021-bounces ＠ japanigf.jp> On Behalf Of
>>>>>> HiroHOTTA
>>>>>> Sent: Monday, May 2, 2022 6:53 PM
>>>>>> To: igf2021 ＠ japanigf.jp
>>>>>> Subject: (igf2021:677) プログラム委員会検討事項 (was Re: Re:
>>>>>> 第18回会合開催
>>>>>> 日時)
>>>>>>
>>>>>> 皆様、
>>>>>>
>>>>>> (igf2021:674)でお送りした2022年4月29日版に対し、個別にインプッ
>>>>>> トを
>>>>>> いただいたので、新たな版(2022年5月2日版)を起こしました。
>>>>>>
>>>>>> これからコメントをいただく方は、こちらをご覧いただけますと幸い
>>>>>> です。
>>>>>>
>>>>>> 2021秋追加タスクの具体記述追加が一番大きな変更点です。
>>>>>>
>>>>>> 堀田博文
>>>>>>
>>>>
>>
>