(igf2021:710) 拡大プログラム委員会の委員募集
Shin Yamasaki
2022年 5月 20日 (金) 11:40:19 JST
活発化チームの皆様
前回5月9日の活発化チーム会合で、拡大プログラム委員会の委員募集を行う
というタスクが、事務局にアサインされました。
まずは、活発化チームのメンバーから拡大プログラム委員会の委員を募りた
いと思います。すでに参加を表明いただいている方は、再度のご連絡は不要
です。
プログラム委員になっていただける方は、To: sec ＠ japanigf.jp 宛
委員就任希望の旨のメールをお送りください。締切は5月27日(金)23:59日本
時間としたいと思います。
委員就任希望をいただいた方のお名前をリストにしたものを、次回5月30日
の活発化チーム会合に提案として出させていただきます。
拡大プログラム委員会のタスクは以下の通りです。各プログラム委員がこれ
らをすべてカバーする必要はなく、興味のある／得意な部分をカバーいただ
ければ結構です。
プログラム委員会の想定タスク
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1. セッション公募
a. 活発化チームと相談し提案セッションから絞り込み
b. セッション提案を公募し、評価、採否決定 【公募案内先候補】
c. TBDの具体化、参加ステークホルダーの多様化を総務省等とともに
実施
d. 全体テーマとの整合を評価できる評価者、評価手法の採用
2. 公募セッションの改善支援
e. 採用した提案セッションを採用時に期待した想定品質で実施させる
よう支援
3. 公募セッション以外のセッション企画
f. 提案セッション以外のセッション企画実施：
* ゲストスピーカー打診
* 企画セッションを企画、話者候補への打診
4. 全体テーマカバー
g. 提案セッションと企画セッションで全体テーマをカバーした感じに
する
* 提案セッションに足りない分野を企画セッションとしてつくる
5. ステークホルダー参加促進（インクルージョン／エンゲージメン
ト）
h. 全ステークホルダーが参加した感じにするよう、足りないステーク
ホルダーの登壇者を探して勧誘する
i. 会議準備段階または本番での参加促進
* 主要ステークホルダーと思しき団体・人が発言するように促す
* 英語での発言も促せるようにセッション提案、本番の雰囲気づく
り
* ユースの発言も促せるようにセッション提案、本番の雰囲気づく
り
6. 事務局機能
j. 事前
* セッション公募用Webサイトの作成
* セッション公募案内
* セッション選考結果案内
* プレゼン資料の提出依頼
* 登壇者の当日連絡先確認
(複数手段で連絡できるようにする：前回はセッションコーディ
ネーター経由でしか連絡がとれず、しかもコーディネーターとの
連絡が困難であったセッションがあった)
* 遠隔会議システム(Zoom)設定
* 発言時間タイマー設定
* 事前および当日の（登壇者～事務局）連絡手段整備
（2021秋イベントではSlack利用）
* 開催アナウンス文面の作成・配信
* イベントチームメンバ内の役割の分担（事前準備/当日）
* イベント進行表の作成
* 会場の下見（特に音響・映像設備の確認）
* 会場の仮押さえ、発注
* 音響・映像機材を追加する必要があれば購入またはレンタル
* アンケート作成
* リハーサルの実施（ドライラン）
* 主にハイブリッド環境で双方向（遠隔→会場、会場→遠隔）配信
が機能することの確認
k. 直前
* プレゼン資料の収集
* 当日対応に関する事務局内での認識合わせMtgの開催
* 登壇者が当日参加できることの確認
* 当日の流れの登壇者への連絡(スライドを誰がめくるか等)
* 開始前の待機画面/注意事項案内スライドの作成
* セッション間の表示スライドの作成
* アンケート回答呼びかけのスライド作成
l. 本番
* 登壇者のZoom参加・音声・映像確認(開始2時間前～30分前)
* Zoomでの登壇者等の表示調整（スポットライト設定など）
* プレゼンファイルめくり（必要な場合）
* タイマーの起動／カウント／終了
* 経過時間に応じ、登壇者/コーディネーターに連絡/催促
* 質疑応答対応(チャット対応や挙手者がいることを司会に伝える)
山崎